Veilig en compliant van papier naar digitale en elektronische "documenten"
In dit artikel:
Als productmanager software & diensten en privacymanager bij Kyocera Document Solutions Nederland pleit de auteur ervoor dat de transitie van papieren dossiers naar digitale documentstromen niet alleen efficiënt, maar ook intrinsiek veilig moet zijn. De verschuiving naar minder printen en meer elektronische documenten biedt voordelen, maar brengt ook verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeveiliging en compliance met zich mee — zeker in sectoren als overheid, zorg en financiële dienstverlening.
Beveiliging moet volgens Kyocera vanaf het ontwerpprincipieel worden meegenomen (security by design), niet als achteraf te implementeren toevoeging. Documentmanagementsystemen en workflowoplossingen horen standaard robuuste beschermingslagen te bieden; dit omvat bijvoorbeeld versleuteling, streng toegangsbeheer, logregistratie/audit trails, veilige opslag en regelmatige back-ups en sterke authenticatie. Zulke maatregelen maken digitale dossiers minimaal even veilig als papieren archieven, vaak zelfs veiliger.
Compliance is meer dan een vinkje; oplossingen moeten aansluiten bij internationale normen en certificeringen (zoals ISO 27001) en leveranciers moeten klanten ondersteunen bij het blijvend voldoen aan juridische en branche-eisen. Steeds vaker worden deze oplossingen geleverd als beheerde diensten (SaaS), waarbij de leverancier niet alleen software levert maar ook onderhoud, beveiligingsupdates, monitoring en continuïteitsmaatregelen verzorgt. Dat verlicht de operationele last bij organisaties en verhoogt het vertrouwen in de digitale werking.
Transparantie en samenwerking vormen volgens Kyocera de kern van veilig digitaliseren: het open delen van architectuurprincipes, certificeringen en auditresultaten en nauwe afstemming met de IT- en securityteams van klanten. Zo combineert Kyocera technische kennis met klant-specifieke context om digitalisering zowel gebruiksvriendelijk als betrouwbaar te maken.
Het einddoel is duidelijk: van papier naar digitaal én naar vertrouwen, door oplossingen die veilig, compliant en toekomstbestendig zijn. Voor wie dieper wil lezen is er een security-whitepaper beschikbaar via Kyocera.