Minder printen biedt veel voordelen: security, duurzaamheid, automation
In dit artikel:
Umair Chaudhry, Country Manager van Kyocera Document Solutions Nederland, nam onlangs in een studio deel aan een driedelige videoserie onder het thema "Minder printen is de toekomst". Hoewel Kyocera bekendstaat als leverancier van printers, pleit het bedrijf juist voor het terugdringen van papiergebruik en voor de transitie naar elektronische documenten. Kyocera noemt drie hoofdargumenten: betere security, efficiëntere werkprocessen en meer duurzaamheid.
Het artikel legt eerst een belangrijk onderscheid uit tussen drie typen documenten: fysieke documenten (papier), digitale documenten (bijvoorbeeld gescande pdf’s) en elektronische documenten — dat laatste zijn documenten die digitaal, gestructureerd en vaak realtime beschikbaar zijn (vergelijkbaar met hoe een bank-app actuele afschriften toont in plaats van een pdf-bijlage). Dit verschil vormt de rode draad in alle gesprekken.
De videoserie is opgesplitst in drie thema’s. De eerste aflevering behandelt beveiliging: elektronische documenten bieden sterkere mogelijkheden voor toegangsbeheer en auditrails, wat organisaties helpt te voldoen aan regelgevingen als de AVG en NIS2 en het risico op datalekken en ongecontroleerde verspreiding verkleint. De tweede aflevering zoomt in op procesoptimalisatie: door documenten als elektronische bronnen in de cloud te organiseren kunnen informatiebeschikbaarheid, automatisering en doorlooptijden toenemen — met minder handmatige stappen en meer integratie in workflows. De derde aflevering richt zich op duurzaamheid: minder printen verlaagt de milieu-impact van papierproductie, transport en afval; ook kantoorinrichting kan compacter en efficiënter worden zonder rijen multifunctionals.
Kyocera trekt de conclusie dat de toekomst van documentmanagement niet ligt in telkens betere printers, maar in het elimineren van klassieke papieren en pdf-werkstromen en het omarmen van volledig elektronische processen. Die omslag is niet altijd eenvoudig, maar levert volgens Chaudhry winst op meerdere fronten: hogere productiviteit, kostenbesparing, minder fouten, betere compliancy en een kleinere ecologische voetafdruk. Organisaties die willen starten met de transitie wordt aangeraden eerst te bepalen in welke fase van de digitalisering ze zich bevinden en van daaruit stappen te zetten.