AFAS werkt... en dat is precies het probleem
In dit artikel:
In veel organisaties draait AFAS zonder zichtbare problemen: salarissen worden uitbetaald, processen lopen en rapportages verschijnen. Het echte risico zit echter niet in de software, maar in hoe het beheer is ingericht. Vaak rust de verantwoordelijkheid op één of twee medewerkers (0,5–1,5 FTE) die dit erbij doen naast HR-, payroll- of IT-taken. Cruciale kennis over inrichting, historische keuzes en workarounds leeft vooral in hun hoofd en is nauwelijks gedocumenteerd. Dat lijkt onschuldig zolang die persoon aanwezig is, maar bij ziekte, vertrek of groei ontstaat direct continuïteitsrisico.
Door beperkte tijd kiezen beheerders bijna altijd voor het blussen van acute incidenten: dagelijkse vragen en urgente problemen krijgen voorrang, terwijl structurele verbeteringen telkens verschuiven. Daardoor blijft leren en optimaliseren liggen; nieuwe functionaliteiten en slimmere procesinrichting komen niet van de grond. AFAS blijft “werken”, maar levert steeds minder strategische waarde op.
Tegelijkertijd biedt AFAS hulpmiddelen die vaak onbenut blijven: geautomatiseerde workflows voor mutaties en goedkeuringen, uitgebreide selfservicemogelijkheden voor medewerkers en managers, een ingebouwde AI-chatbot, realtime dashboards en rapportages voor verzuim, verloop en kosten, en API-integraties met HR- en finance-systemen. Het gebrek aan tijd en specialistische kennis zorgt ervoor dat organisaties deze functionaliteit niet benutten, waardoor veel proceskracht en inzicht verloren gaan.
De oplossing ligt in anders organiseren: maak beheer van AFAS een gedeelde verantwoordelijkheid in plaats van een individueel klusje. Vorm een team van interne en eventueel externe specialisten met duidelijk gedeeld eigenaarschap, leg kennis expliciet vast en bepaal prioriteiten samen. Een DevOps-achtige aanpak — meer capaciteit, kennis en structuur naast het bestaande beheer — maakt ruimte voor leren en planmatige doorontwikkeling. Zo verschuift het werk van brandjes blussen naar gericht verbeteren.
Het resultaat is voorspelbaarder beheer, minder kwetsbaarheid bij uitval en een AFAS-omgeving die actief bijdraagt aan organisatiedoelen: meer overzicht, grotere wendbaarheid en betere sturing op processen en data. De centrale vraag wordt dan niet of AFAS werkt, maar of de organisatie alles uit het systeem haalt. Dit artikel is een ingezonden bijdrage van Conclusion AFAS Solutions; via de vermelde link is aanvullende informatie over hun dienstverlening beschikbaar.